Mitä henkilötieto on ja miten sitä tulee käsitellä?

Oletko koskaan miettinyt, kuinka monta kertaa päivässä henkilötietosi liikkuvat digitaalisessa maailmassa – ja kuka niitä käsittelee?

Nykyään henkilötiedot ovat arvokkaampia kuin koskaan. Yritykset, palvelut ja jopa yksittäiset sovellukset keräävät niitä jatkuvasti. Mutta tiedetäänkö aina, mitä tietoja kerätään ja miten niitä käytetään? Tämä artikkeli käsittelee, miksi henkilötietojen käsittely on nykyään niin tärkeää ja miten voidaan varmistaa, että tietosuoja on korkeimmalla mahdollisella tasolla niin yksilöiden kuin organisaatioidenkin näkökulmasta.

Viime vuosina henkilötiedot ovat nousseet keskeiseksi aiheeksi niin mediassa, organisaatioissa kuin lainsäädännössä. Syitä tähän ovat muun muassa teknologian nopea kehitys, tiukentunut lainsäädäntö ja ihmisten lisääntynyt tietoisuus omista oikeuksistaan. Henkilötiedot ovat arvokasta pääomaa, ja niiden väärinkäyttö voi uhata yksityisyyttä ja turvallisuutta.

Mitä henkilötieto on ja miksi se on tärkeää?

Henkilötieto tarkoittaa tietoa, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön. Esimerkkejä henkilötiedoista ovat nimi, kotiosoite, sähköpostiosoite, henkilökortin numero ja jopa IP-osoite. Henkilötiedot ovat organisaatioille arvokasta tietoa, mutta samalla ne ovat suojattavaa omaisuutta, jonka väärinkäyttö voi aiheuttaa vakavia seurauksia, kuten identiteettivarkauksia tai tietovuotoja.

Jokainen jättää digitaalisia jalanjälkiä päivittäin. Kun rekisteröidyt uutiskirjeeseen, ostat verkosta tai käytät sosiaalista mediaa, siirtyvät henkilötiedot yritysten ja palveluntarjoajien järjestelmiin. Näiden tietojen asianmukainen käsittely on paitsi lain vaatimaa, myös ratkaisevaa yksityisyyden suojaamiseksi.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) suojaa kansalaisten henkilötietoja ja asettaa tiukat vaatimukset organisaatioille siitä, miten henkilötietoja käsitellään. Tämä asetus koskee kaikkia organisaatioita, jotka käsittelevät henkilötietoja, ja se antaa jokaiselle yksilölle oikeuden tietää, miten heidän tietojaan käytetään ja miten niiden suojaaminen voidaan varmistaa.

Milloin henkilötietoja saa käsitellä?

‍
Organisaatio voi käsitellä henkilötietoja, jos siihen on saatu suostumus, se perustuu sopimukseen, tai laki edellyttää sitä. Tietoja voidaan käsitellä myös yleisen edun, henkilön elintärkeiden etujen tai organisaation oikeutetun edun vuoksi, kunhan henkilön perusoikeuksia ei loukata.

Henkilö antaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelylle esimerkiksi silloin, kun hän käyttää jotain sovellusta ja syöttää tietojaan sinne. Sopimukseen perustuvasta henkilötietojen käsittelystä on kyse esimerkiksi verkkokaupasta tehdyn tilauksen toteuttamisessa ja työnantajalla on lakiin perustuva oikeus käsitellä työntekijöiden tietoja.

Henkilötietojen käsittelyn perusperiaatteet

Henkilötietojen käsittelyn perusperiaatteet on tärkeä ymmärtää ja niitä tulee noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä. Nämä periaatteet varmistavat, että henkilötietoja käsitellään oikeudenmukaisesti, turvallisesti ja lainmukaisesti:

Lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys
Henkilötietoja on käsiteltävä lainmukaisesti, kohtuullisesti ja läpinäkyvästi. Tämä tarkoittaa, että käsittelylle on aina oltava laillinen peruste, ja henkilölle on tiedotettava, mihin tarkoituksiin hänen tietojaan käytetään.

Käyttötarkoitussidonnaisuus
Henkilötietoja saa kerätä ja käsitellä vain selkeästi määriteltyyn ja lailliseen tarkoitukseen. Tietoja ei saa käyttää muihin tarkoituksiin ilman henkilön suostumusta tai laillista perustetta.

Tietojen minimointi
Henkilötietojen kerääminen ja käsittely tulee rajoittaa vain siihen, mikä on tarpeellista suhteessa määriteltyyn tarkoitukseen.

Tietojen täsmällisyys
Henkilötietojen tulee olla täsmällisiä ja tarvittaessa päivitettyjä. Virheelliset tai vanhentuneet tiedot on oikaistava tai poistettava viivytyksettä.

Säilytyksen rajoittaminen
Henkilötietoja tulee säilyttää vain niin kauan kuin on tarpeen sen tarkoituksen toteuttamiseksi, jota varten ne on kerätty. Tarpeettomat tiedot on poistettava tai anonymisoitava.

Luottamuksellisuus ja tietoturva
Henkilötiedot on suojattava teknisin ja organisatorisin toimenpitein, jotta varmistetaan tietojen suojan säilyminen luvattomalta käytöltä, muuttamiselta ja tuhoutumiselta.

Tietosuojaperiaatteita on noudatettava aina, kun henkilötietoja käsitellään. Rekisterinpitäjän on myös pystyttävä osoittamaan, että nämä periaatteet toteutuvat tehokkaasti henkilötietojen käsittelyssä.

Vinkkejä turvalliseen henkilötietojen käsittelyyn

Tietosuojaperiaatteiden noudattaminen vaatii tehokkaita toimintatapoja ja prosesseja. Seuraavassa esitetään parhaat käytännöt, joilla voidaan varmistaa henkilötietojen käsittelyn korkea taso:

1. Tietoturvan varmistaminen
   On tärkeää varmistaa, että laitteet ja ohjelmistot ovat ajan tasalla ja tietojärjestelmät on suojattu mahdollisilta uhilta. Tietoturva on keskeinen osa tietosuojan toteutumista. NIS2-direktiivi, joka koskee erityisesti kriittisten sektoreiden tietoturvaa, asettaa entistä suuremmat vaatimukset tietoturvakäytännöille.
2. Säännöllinen henkilöstön koulutus
   Henkilöstölle tulee tarjota säännöllistä koulutusta tietosuojan ja tietoturvan periaatteista sekä parhaista käytännöistä. Rekisterinpitäjällä/työnantajalla on vastuu henkilöstön kouluttamisesta. Säännöllinen koulutus auttaa varmistamaan, että henkilötietojen käsittely on aina lainsäädännön mukaista.
3. Tietosuojaselosteet ja dokumentointi
   Selkeät ja ajantasaiset tietosuojaselosteet auttavat rekisteröityjä ymmärtämään, miten heidän tietojaan käsitellään ja mitä oikeuksia heillä on. On tärkeää, että nämä dokumentit pidetään ajan tasalla.
4. Riskinarviointi ja seuranta
   Organisaatioiden on suoritettava säännöllisiä riskinarviointeja ja seurattava jatkuvasti tietosuojan tasoa. Proaktiivinen seuranta auttaa tunnistamaan ja ehkäisemään ongelmia ennen niiden eskaloitumista.
5. GDPR ja paikallisen lainsäädännön noudattaminen
   GDPR ja paikallisten tietosuojalakien noudattaminen on välttämätöntä, jotta henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti. Tämä luo vastuullisuuden kulttuurin organisaatioon.

Yhteenveto

Henkilötiedot ovat arvokasta omaisuutta, ja niiden käsittelyyn liittyvät käytännöt ovat tärkeä osa vastuullista liiketoimintaa. Samalla kun tietosuojakäytännöt kehittyvät, myös kyberturvallisuusvaatimukset tiukentuvat. NIS2-direktiivi ja GDPR korostavat molemmat vastuullista tietoturvaa ja tietosuojaa, mikä on keskeistä liiketoiminnan luottamuksen ja jatkuvuuden kannalta.

Henkilötietojen käsittely ei ole vain tekninen tai juridinen kysymys, vaan se on ennen kaikkea luottamuskysymys – ja luottamus on yksi nykyaikaisen liiketoiminnan tärkeimmistä peruspilareista.

‍